請求書照合は、SAPの購買（MM）モジュールにおいて、サプライヤーから受領した請求書を発注書および受領品と照合するプロセスです。このプロセスは、企業が正確な支払いを行うために不可欠であり、不正や誤りを防ぐための重要な内部統制手段でもあります。請求書照合は、一般に「3点照合」として知られ、発注書、受領品、請求書の3つのドキュメントを基に行われます。
請求書照合の主な要素
- 発注書（PO）：
- 発注書は、企業がサプライヤーに対して正式に注文を行った際の詳細を記録した文書です。品目、数量、価格、納期などが記載されています。
- 受領品（GR）：
- 受領品は、サプライヤーから実際に受け取った物品の記録です。入荷伝票として記録され、発注書に基づいて正確に受領されたかを確認します。
- 請求書（Invoice）：
- サプライヤーから送られてくる請求書は、提供された物品やサービスに対する請求金額を記載した文書です。請求書には、発注書番号や受領品の詳細も含まれます。
請求書照合の主なステップ
- 発注書との照合：
- まず、請求書に記載された情報が発注書の内容と一致しているかを確認します。品目、数量、価格、納期などが正確であることを確認します。
- 受領品との照合：
- 次に、請求書の情報が実際に受領された品目と一致しているかを確認します。受領品の数量や品質が発注書および請求書と一致することを確認します。
- 金額の確認：
- 最後に、請求書の金額が発注書に記載された価格および受領品の数量と一致しているかを確認します。これには、税金や送料などの追加費用も含まれます。
請求書照合の役割と重要性
- 不正防止：
- 請求書照合は、不正な請求や誤った請求を防ぐための重要な手段です。正確な照合により、不正な支出や重複支払いを防止します。
- コスト管理：
- 正確な請求書照合により、企業は実際に受け取った物品やサービスに対してのみ支払いを行い、コスト管理を強化できます。
- キャッシュフローの最適化：
- 正確な支払いスケジュールの管理により、企業はキャッシュフローを最適化し、資金の効率的な運用を実現します。
- 内部統制の強化：
- 請求書照合は、企業の内部統制を強化し、財務報告の正確性を確保します。適切な照合プロセスは、監査の際にも重要な証拠となります。
SAPでの請求書照合プロセス
- トランザクションコード MIRO：
- SAPでは、T-CODE：MIROを使用して請求書を記録し、発注書および受領品と照合します。MIROトランザクションは、請求書の入力、照合、記録を一元的に管理します。
- 自動照合：
- SAPシステムは、自動照合機能を提供しており、発注書、受領品、請求書の情報を自動的に照合します。これにより、手動によるエラーを減少させ、効率を向上させます。
- 照合の例外処理：
- 照合プロセスで不一致が発生した場合、例外処理が行われます。不一致の原因を調査し、必要な修正を行います。
請求書照合は、SAPシステムにおける購買および財務管理の重要なプロセスであり、企業のコスト管理と内部統制を強化するために不可欠です。適切な照合プロセスを確立することで、企業は効率的な運営と財務の健全性を維持できます。
